Der ultimative Leitfaden zur Reduzierung der Dateigröße in Excel

 

Sie sind ihnen wahrscheinlich schon oft begegnet: wirklich große Dateien in Microsoft Excel.

Sie sind schwer per E-Mail an Kollegen oder Kunden zu senden, sie brauchen zu lange, um sich zu öffnen, und sie brauchen ewig, um Formeln zu aktualisieren oder zu ändern, wenn Sie einen Wert ändern.

Das bedeutet, dass Sie vor einer Art Ladebalken sitzen und Ihre Zeit verschwenden, wenn Sie Ihre Arbeit wieder abschließen könnten.

Also, wie werden diese Dateien so groß und unbrauchbar? Wenn Sie diese Dateien mit Kollegen, Klassenkameraden oder Freunden teilen, werden Sie es wahrscheinlich nie erfahren.

Glücklicherweise gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, dies in Excel selbst zu beheben. Wir zeigen Ihnen hier wie man excel tabelle kleiner machen kann mit 3 Tipps. In diesem Beitrag finden Sie die besten Tipps, die Ihnen helfen, diese großen und sperrigen Excel-Dateien zu verwalten.

1. Entfernen Sie “Leerzeichen” in Ihren Blättern

Dies ist definitiv die häufigste Quelle für große Excel-Dateien und glücklicherweise eine der am einfachsten zu behebenden.

Excel hat für jedes Blatt in Ihrer Arbeitsmappe einen “verwendeten Bereich”. Je größer diese ist, desto größer wird die Dateigröße.

Für neue & leere Excel-Dateien ist der verwendete Bereich nur Zelle A1. Aber während Sie an einer Datei arbeiten, wird sie größer, um die rechte Spalte und die äußerste Zeile darzustellen, die Sie bearbeitet oder formatiert haben.

Besonders in älteren Dateien, auch wenn Zellen leer sind und keine Formatierung haben, kann Excel sie innerhalb des verwendeten Bereichs behandeln, was ohne Grund zu einer größeren Dateigröße führt.

Beispiel für den “verwendeten Bereich” in Excel
Wenn Sie auf einem beliebigen Blatt in Ihrer Excel-Datei Strg + Ende drücken, können Sie sehen, was die “zuletzt verwendete Zelle” ist. Wenn diese Abkürzung Sie viele Zeilen (oder Spalten) über das Ende Ihrer Daten hinaus führt, bedeutet das, dass alle diese Zellen ohne Grund die Dateigröße erhöhen.

Hier ist ein Beispiel. Ich habe Daten, die bis Spalte F und Zeile 11 gehen, also sollte ich erwarten, dass der verwendete Bereich bis Zelle F11 geht (auch wenn sich nichts in dieser spezifischen Zelle befindet).

Aber wenn ich Strg + Ende drücke, passiert das:

Das ultimative Handbuch zur Reduzierung der Dateigröße in Excel | ExcelEfficiency.com

(Hinweis: Um dieses Ergebnis zu erhalten, habe ich einfach einen Wert in Zelle K20 eingegeben und ihn dann gelöscht.)

So beheben Sie den “Verwendetem Bereich” in Excel
Um den verwendeten Bereich auf die von Ihnen verwendeten Zellen zu reduzieren, löschen Sie einfach die zusätzlichen leeren Zeilen oder Spalten:

Markieren Sie die erste leere Zeile (oder Spalte). Sie können dies ganz einfach über Tastenkombinationen tun, indem Sie Shift + Space für die aktuelle Zeile oder Ctrl + Space für die aktuelle Spalte drücken.
Drücken Sie Strg + Umschalt + Pfeil nach unten (oder Pfeil nach rechts), um ganz unten oder ganz rechts in der Excel-Tabelle zu gelangen.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Löschen. Drücken Sie NICHT einfach auf die Schaltfläche Delete – es wird nicht den gleichen Effekt haben, sondern nur den Inhalt der Zellen löschen!
In älteren Versionen von Excel müssen Sie die Datei speichern, nachdem Sie die unnötigen Zeilen und Spalten gelöscht haben. Wenn Sie erneut Strg + Ende drücken, sollte sich die zuletzt verwendete Zelle nun neben den gerade gelöschten Zellen befinden.

2. Überprüfen und löschen Sie unnötige versteckte Blätter

Wenn Sie eine Excel-Datei von jemand anderem erhalten haben, hat er vielleicht einige zusätzliche Blätter als Teil der Datei versteckt, aber sie aus irgendeinem Grund versteckt.

Sie können die Dateigröße Ihrer Excel-Arbeitsmappe reduzieren, indem Sie alle Blätter einblenden und prüfen, ob Sie diese Daten noch benötigen oder nicht.

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3. Speichern Sie Ihre Dateien im Binärformat (.xlsb)

Ich habe den besten Weg versteckt, um die Dateigröße auf #3 zu reduzieren.

Wenn Sie eine Excel-Datei mit vielen Rohdaten und vielen Formeln haben, speichern Sie sie im Excel-Binärformat (.xlsb).

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Alle Makros und VBAs bleiben in diesem Format erhalten, so dass Sie sich keine Sorgen über den Verlust der Funktionalität machen müssen.

Die meisten Dateien erhalten eine Reduzierung der Dateigröße um etwa 50%, wenn sie im.xlsb-Format gespeichert werden, aber dies hängt davon ab, welche Art von Daten in der Datei enthalten sind.

Manchmal können Sie Dateien bis zu 20% ihrer ursprünglichen Dateigröße reduzieren!